Nathalie, chargée de la passation des marchés publics au sein d’un service juridique, devait organiser de nombreux dossiers de consultation.
Face à la diversité des pièces (techniques, administratives, financières), le classement était devenu chronophage, avec un risque d’oubli ou de mauvaise affectation pouvant ralentir le traitement ou compromettre la conformité.
DINA propose un accompagnement automatisé pour structurer efficacement les pièces de marché public :
- Aide à la rédaction des documents du marché.
- Lecture et reconnaissance automatique des documents (acte d’engagement, RC, CCTP, mémoire technique, etc.)
- Affectation de chaque pièce au bon emplacement dans l’arborescence prévue (pièces obligatoires, annexes, documents fournisseurs)
- Enrichissement des fichiers avec des métadonnées facilitant l’indexation et la recherche
- Classement structuré dès réception du dossier
- Exclusion et notification en cas de pièces manquantes
- Analyse et synthétise des dossiers avec notation selon les critères du marché
- Intégration fluide dans les outils métiers pour garantir une continuité de traitement sans rupture
Bénéfices :
- Dossiers structurés de façon homogène et conforme dès leur réception
- Moins d’erreurs de classement, moins d’oublis, meilleure traçabilité
- Réduction du temps consacré au tri, permettant aux agents de se concentrer sur le contrôle et le suivi des procédures
- Priorisation des dossiers complets et mieux notés, évitant de perdre du temps sur ceux incomplets ou mal notés
Dina mobilise des algorithmes de classification documentaire basés sur le NLP et la reconnaissance de structures (actes d’engagement, CCTP, RC, etc.) pour identifier et indexer automatiquement les pièces des marchés publics. Chaque document est analysé, enrichi de métadonnées (type, lot, fournisseur, nature), puis classé dans l’arborescence cible selon un référentiel configurable. Dina détecte les documents manquants, génère des alertes contextuelles, et peut fournir une synthèse scorée du dossier selon les critères définis. L’intégration s’effectue via API dans les outils métiers (GED, plateformes marchés), assurant une traçabilité complète et une standardisation des pratiques.
