Dans les établissements d’Enseignement Supérieur et de Recherche (ESR), les conventions de recherche doivent être examinées selon des référentiels et des enjeux propres à chaque partenariat.
Cette revue mobilise différents intervenants et nécessite d’identifier rapidement les clauses ou dispositions qui demandent une attention particulière avant validation.
Associée à ARCADE GED, DINA accompagne les équipes dans cette analyse :
- Accès aux conventions et aux documents associés centralisés dans ARCADE GED ;
- Analyse du contenu au regard des règles et référentiels applicables ;
- Identification et hiérarchisation des écarts ou points de vigilance ;
- Proposition d’adaptations lorsque cela est pertinent ;
- Justification des analyses par un renvoi aux sources utilisées ;
- Prise en compte de la décision du juriste, qui peut accepter, nuancer ou écarter les propositions ;
- Poursuite du circuit de validation auprès des différents intervenants concernés.
Une fois la convention signée, ARCADE GED permet de poursuivre sa gestion documentaire, notamment pour le suivi des obligations et des échéances jusqu’à sa conservation et son archivage.
Bénéfices :
- Accélérer la revue des conventions ;
- Concentrer l’attention des équipes sur les points nécessitant une expertise ;
- Faciliter l’application homogène des règles et référentiels ;
- Disposer d’analyses explicables et directement reliées à leurs sources ;
- Conserver la traçabilité des décisions prises ;
- Fluidifier le processus de validation entre les différents intervenants.
DINA combine analyse sémantique et génération augmentée par la recherche (RAG) pour confronter le contenu des conventions aux référentiels documentaires sélectionnés par l’organisation. Les documents et sources de référence sont indexés afin d’identifier les informations pertinentes, de repérer les clauses ou écarts nécessitant une attention particulière et de contextualiser les réponses produites par l’IA. Connectée à ARCADE GED, DINA accède au corpus documentaire utile au processus et restitue ses analyses avec les sources qui les fondent. Le traitement peut être intégré au workflow métier afin de soumettre les propositions aux différents intervenants et de conserver la validation humaine à chaque étape.
L’IA assiste l’analyse ; la décision reste entre les mains des équipes métier.